Do RD Station para a Postal, sem reativar quem saiu

Antes de mudar qualquer coisa, liste o que a sua conta usa. Cada item tem um lugar na Postal, ou não tem, e é melhor descobrir isso agora. Não encerre o RD Station ainda: você vai precisar dele até o fim.

• Quem exporta precisa ter acesso à Base de Leads e à conta do RD Station. Quem cuida do site ou do DNS vai precisar publicar registros (próximo passo) e trocar o código dos formulários.
• Crie a conta na Postal. O limite de contatos do plano está em Preços: no Grátis são 1.000 contatos, no Profissional 5.000 e no Escala 50.000. Confira na sua conta do RD Station o limite do seu plano e quantos leads a base tem.

Em Domínios, a Postal mostra poucos registros para quem cuida do DNS copiar e confere sozinha por até 72 horas. O domínio pode continuar autenticado no RD Station ao mesmo tempo.

• Prefira um subdomínio só para marketing, como news.exemplo.com.br. Assim, o que acontecer com as campanhas não afeta os e-mails do seu sistema.
• Os nomes dos registros de DKIM do RD Station não constam da ajuda que consultamos. Copie os da tela da sua conta e confira se algum é igual a postal._domainkey antes de publicar.
• Não apague os registros do RD Station enquanto algum e-mail ainda sair por ele. Os formulários e os fluxos antigos continuam enviando até você desligá-los.
• Ligue o rastreamento de aberturas e cliques no domínio se os seus relatórios e fluxos dependem deles. A Postal avisa pelo webhook domain.updated quando o domínio vira verified. Veja Domínios e DNS.

O caminho completo é o CSV da Base de Leads. Abra a Base de Leads, escolha a base inteira ou uma segmentação e use as ações da lista para exportar. Você marca os campos, padrão e personalizados, e informa o e-mail que vai receber o arquivo.

• A ajuda do RD Station descreve dois formatos: o CSV adaptado para o Excel (campos separados por tabulação) e o CSV padrão (separado por vírgula). A Postal detecta vírgula, ponto e vírgula e tabulação, e lê arquivos em UTF-8 e em Windows-1252: qualquer um serve.
• O arquivo chega por e-mail, e uma base grande demora mais. Cada linha é um lead. Os nomes dos menus mudaram ao longo do tempo: se não achar, procure “exportar” na Base de Leads.
• Exporte a base inteira uma vez e, depois, cada segmentação que você quer manter como segmento. A exportação de conversões é outra e traz uma linha por conversão: a Postal não importa histórico, mas guarde esse arquivo.
• A API 2.0 não substitui o CSV. Ela consulta um contato por vez (por uuid, e-mail ou telefone) e devolve os contatos de uma segmentação só com uuid, nome, e-mail, telefone e datas. Os campos personalizados ficam de fora. O limite é de 120 requisições por minuto por conta nos planos Light, Basic e Pro.
• O campo Empresa não sai pela API de contatos nem pela de segmentações: só aparece no corpo dos webhooks. Se ele importa para você, marque-o no arquivo.

Um lead inativo no RD Station não recebe campanhas nem e-mails de fluxos. Cada motivo de inatividade tem um destino diferente na Postal. É aqui que se protege quem pediu para sair.

• Segundo a ajuda do RD Station, o lead fica inativo ao se descadastrar, por e-mail incorreto, hard bounce, soft bounces repetidos (cinco, segundo o artigo), por ser descartado ou ao marcar um e-mail como spam. Também dá para desativar um lead à mão, pelo perfil.
• Não achamos, nas páginas que consultamos, como o arquivo exportado marca os leads inativos. Antes de importar, abra o arquivo, procure uma coluna de situação e compare o total com os leads ativos que o RD Station mostra. Se não der para separar, não importe como inscrito quem você não consegue provar que está ativo.
• Descadastrados: no arquivo deles, deixe uma coluna Descadastrado preenchida com sim em todas as linhas e aponte essa coluna para o campo Descadastrado (sim/não) na importação. Nos ativos, não aponte a coluna: para quem já está na Postal, o valor do arquivo vale, e um “não” reativaria alguém que já saiu.
• Suprimidos: a Postal ignora, na importação, os endereços que estão na lista de supressão. Para suprimir uma lista grande, use a API (POST /suppressions/batch/add, 100 por vez) com ajuda de quem cuida do seu sistema; no painel, Supressões aceita um endereço por vez. Sem a API, importe-os como descadastrados: nunca receberão campanhas, mas ocupam um lugar no limite de contatos do plano.
• Atenção a uma diferença: no RD Station, quem se descadastrou por engano ou marcou spam não volta a ficar ativo só por converter numa landing page. É preciso a reativação automática, com um e-mail de confirmação. Na Postal, quem se inscreve por um formulário volta a receber, mesmo descadastrado antes. Para manter a cautela, ligue o double opt-in nos formulários. Um endereço da lista de supressão não consegue se inscrever.
• O RD Station diz que atua como processador dos dados e não bloqueia o envio para leads sem base legal. Quem responde pela base legal do envio é você, nos dois lugares. Veja o passo seguinte para guardar a prova.

Em Audiência, na aba Contatos, clique em Importar CSV. Escolha o arquivo, diga a que campo corresponde cada coluna e confira a prévia antes de importar. A importação roda em segundo plano e você acompanha o resultado.

• Os nomes das colunas do seu arquivo podem ser outros: o importante é apontar cada coluna para o campo certo.
• Cada segmentação que você quer manter vira um segmento estático: exporte uma por arquivo e importe cada um escolhendo o segmento. Só segmentos estáticos recebem contatos importados. Os dinâmicos você refaz no passo seguinte.
• Se quiser separar assuntos, crie Tópicos e marque o tópico em Inscrever nos tópicos. Esse campo inscreve todos os contatos do arquivo.
• Deixe desligada a opção Disparar automações. Ligada, cada contato novo pode iniciar automações, e uma base grande pode receber de uma vez a sequência de boas-vindas.
• Contatos que já existem são atualizados pelo e-mail. Células vazias não apagam valores, e e-mails repetidos no arquivo valem só na primeira vez. Cada arquivo pode ter até 20 MB: divida os maiores. A importação para quando o limite de contatos do plano é atingido.
• Antes de enviar, passe a lista pela Validação de e-mails, que marca endereços inválidos e de risco.

E-mails e campanhas não passam sozinhos. O que dá para levar é o HTML, e o resto é montar de novo. O RD Station importa HTML (por um endereço público ou colado), então, se os seus e-mails nasceram de um HTML, você ainda o tem. Os feitos no editor visual precisam ser refeitos.

• O blog do RD Station diz que as variáveis vêm do seletor do editor (nome, primeiro nome, e-mail, empresa e os campos personalizados), mas a documentação que consultamos não mostra como elas aparecem no HTML. Procure no código o que está entre chaves ou barras e troque pelo equivalente da Postal.
• Não achamos, na ajuda, um botão para baixar o HTML de um e-mail feito no editor do RD Station. Se você só tem o e-mail pronto, uma saída é enviar um teste para si mesmo e copiar o HTML da mensagem recebida. Esse HTML pode trazer links de rastreamento e o rodapé do RD Station: troque por links diretos e por {{{POSTAL_UNSUBSCRIBE_URL}}}.
• Na Postal, em Templates, monte o e-mail no editor visual ou cole o HTML. As campanhas também aceitam HTML. Se as imagens estão hospedadas no RD Station, suba as imagens de novo antes de encerrar a conta.
• Para refazer uma campanha, abra Campanhas e escolha o segmento (e, se quiser, o tópico), o remetente de um domínio verificado, o assunto e o texto de prévia. Envie um teste e agende. Só recebem os contatos do segmento que não estão descadastrados, não estão na lista de supressão e, havendo tópico, estão inscritos nele.
• Campanhas já enviadas não são importadas. Guarde o HTML e os relatórios antes de encerrar a conta. Os templates só substituem variáveis: condições e listas dentro do e-mail você resolve no seu sistema.

Só os contatos vêm no arquivo. As regras das segmentações, a pontuação e as etapas do funil você recria. Não achamos, na API do RD Station, um jeito de ler as regras de uma segmentação: ela devolve só os contatos.

• O Lead Scoring do RD Station dá duas notas: perfil (o peso de cada campo vezes os pontos da resposta do lead) e interesse (soma de pontos por ações em e-mails, fluxos e conversões, cada ação conta uma vez). Segundo a ajuda, está nos planos Pro e Advanced. Não há conta de pontos na Postal: a documentação de automações só mostra gravar um valor fixo numa propriedade.
• Se hoje você usa a nota para decidir quem vai para vendas, troque a nota por uma regra clara: por exemplo, o segmento “quentes” são os contatos que clicaram em 3 e-mails nos últimos 30 dias e têm cargo de decisão.
• A Postal tem conexão pronta com o RD Station CRM (e não com o RD Station Marketing). Você cola o token da instância (menu da conta, Configurações, Integrações, Token da API) e cria no CRM webhooks de contatos e de negociações, com a URL que a Postal mostra. As etapas das negociações viram propriedade ou etiqueta do contato e podem iniciar uma automação. Do outro lado, a atividade dos e-mails volta ao CRM como atividade na negociação em aberto ou como nota no contato.
• A Postal não move negócios no CRM nem marca oportunidades. Se hoje é o RD Station Marketing que marca oportunidades e as passa para o time de vendas, decida como isso continua: um passo de webhook numa automação pode avisar o seu sistema. O número de conexões de CRM depende do plano. Veja Conexões de CRM.

Os fluxos não passam sozinhos. Abra cada fluxo ativo do RD Station e monte o equivalente em Automações. Aproveite para revisar o que ainda faz sentido: fluxos parados há meses não precisam ir.

• A Postal acrescenta o passo wait_for (esperar o contato abrir, clicar ou responder, até um prazo) e o teste A/B (experiment, nos planos que incluem).
• Cada contato entra uma vez por padrão (reentry: "once"). Para entrar a cada gatilho, use every_time. Importações não iniciam automações, a menos que você ligue essa opção. Revise quem entraria antes de ativar.
• Eventos de e-commerce do RD Station (checkout iniciado, carrinho abandonado, pedido realizado, pago, enviado, entregue, cancelado e reembolsado) viram eventos que o seu sistema envia por POST /events, com os nomes que você escolher, como order_paid. A Postal não tem integração pronta com plataformas de loja, então isso exige quem desenvolva.
• Cada plano tem um limite de execuções por mês. Veja Automações e a referência de automações.

Os formulários do RD Station continuam mandando gente para o RD Station enquanto estiverem no ar. Recrie cada um na Postal e troque o endereço ou o código nas suas páginas.

• Em Formulários, o envio cria ou atualiza o contato, põe no segmento do formulário e inscreve nos tópicos escolhidos. A opção de validar o e-mail recusa endereços descartáveis e domínios que não recebem e-mail.
• Se um formulário vive dentro de uma landing page ou de um pop-up do RD Station, ele só deixa de captar quando você tira a página do ar. Tire o código antigo do seu site quando o novo estiver no ar e testado.
• Novos leads continuam chegando ao RD Station até você trocar o último formulário. Exporte de novo perto da virada e importe: contatos que já existem são atualizados pelo e-mail.
• A Postal avisa o seu sistema do cadastro pelo webhook form.submitted. Veja Formulários e a referência de formulários.

Se o seu site, o seu ERP ou a sua loja falam com a API 2.0 do RD Station, as chamadas mudam. O desenho é parecido: um evento de conversão cria ou atualiza o contato. Abaixo, o mesmo cadastro nos dois formatos.

POST https://api.rd.services/platform/events?event_type=conversion
Authorization: Bearer <access_token do OAuth>
Content-Type: application/json

{
  "event_type": "CONVERSION",
  "event_family": "CDP",
  "payload": {
    "conversion_identifier": "newsletter-site",
    "email": "[email protected]",
    "name": "Ana Souza",
    "cf_cidade": "Campinas",
    "tags": ["newsletter"],
    "available_for_mailing": true
  }
}

POST https://api.postal.so/events
Authorization: Bearer ps_sua_chave
Idempotency-Key: newsletter-site-ana-1
Content-Type: application/json

{
  "name": "newsletter.site",
  "contact": {
    "email": "[email protected]",
    "first_name": "Ana",
    "last_name": "Souza"
  },
  "contact_properties": { "cidade": "Campinas" },
  "properties": { "origem": "site" }
}

• Prefere um SDK? Os da Postal (Node.js, PHP e Laravel) usam esta mesma API. Veja SDKs e CLI e a referência de eventos.
• O limite de requisições da Postal é por plano (Grátis 5 por segundo, Profissional 10, Escala 20 e Empresarial 50). Veja Limites.

O Webhook Service do RD Station envia leads, e não eventos de e-mail. Na Postal, os webhooks cobrem e-mails, contatos, formulários, supressões e domínios. Crie o endpoint em Webhooks (painel ou POST /webhooks) e guarde o signing_secret.

• A URL precisa ser HTTPS e pública, e você escolhe os eventos de cada endpoint. Mande um evento de teste pelo painel antes de virar.
• Os endereços de teste ([email protected], [email protected] e outros) geram webhooks reais, sem usar a cota. Dependem do plano.
• Tire os webhooks do RD Station só depois de virar todo o tráfego: o que ainda entrar por lá continua gerando chamadas.

Vire um fluxo de cada vez, com o RD Station ainda ligado. Comece pelos endereços de teste e por você mesmo, compare entregas e bounces nos primeiros dias e só então passe o resto.