De RD Station a Postal, sin reactivar a quien se fue

Antes de cambiar nada, haz una lista de lo que usa tu cuenta. Cada elemento tiene un lugar en Postal, o no lo tiene, y es mejor descubrirlo ahora. No cierres RD Station todavía: lo vas a necesitar hasta el final.

• Quien exporta necesita acceso a la Base de Leads y a la cuenta de RD Station. Quien se ocupa del sitio web o del DNS tendrá que publicar registros (próximo paso) y cambiar el código de los formularios.
• Crea la cuenta en Postal. El límite de contactos del plan está en Precios: en el plan Gratis son 1.000 contactos, en Profesional 5.000 y en Escala 50.000. Revisa en tu cuenta de RD Station el límite de tu plan y cuántos leads tiene la base.

En Dominios, Postal muestra pocos registros para que quien se ocupa del DNS los copie, y los comprueba sola durante hasta 72 horas. El dominio puede seguir autenticado en RD Station al mismo tiempo.

• Prefiere un subdominio solo para marketing, como news.exemplo.com.br. Así, lo que ocurra con las campañas no afecta a los correos de tu sistema.
• Los nombres de los registros DKIM de RD Station no constan en la ayuda que consultamos. Copia los de la pantalla de tu cuenta y comprueba si alguno es igual a postal._domainkey antes de publicar.
• No borres los registros de RD Station mientras algún correo electrónico siga saliendo por ahí. Los formularios y los flujos antiguos siguen enviando hasta que los apagues.
• Activa el seguimiento de aperturas y clics en el dominio si tus informes y flujos dependen de ellos. Postal avisa por el webhook domain.updated cuando el dominio pasa a verified. Mira Dominios y DNS.

El camino completo es el CSV de la Base de Leads. Abre la Base de Leads, elige la base entera o una segmentación y usa las acciones de la lista para exportar. Marcas los campos, estándar y personalizados, e indicas el correo electrónico que recibirá el archivo.

• La ayuda de RD Station describe dos formatos: el CSV adaptado para Excel (campos separados por tabulación) y el CSV estándar (separado por coma). Postal detecta coma, punto y coma y tabulación, y lee archivos en UTF-8 y en Windows-1252: sirve cualquiera.
• El archivo llega por correo electrónico, y una base grande tarda más. Cada fila es un lead. Los nombres de los menús han cambiado con el tiempo: si no lo encuentras, busca “exportar” en la Base de Leads.
• Exporta la base entera una vez y, después, cada segmentación que quieras conservar como segmento. La exportación de conversiones es otra y trae una fila por conversión: Postal no importa historial, pero guarda ese archivo.
• La API 2.0 no sustituye al CSV. Consulta un contacto a la vez (por uuid, correo electrónico o teléfono) y devuelve los contactos de una segmentación solo con uuid, nombre, correo electrónico, teléfono y fechas. Los campos personalizados quedan fuera. El límite es de 120 solicitudes por minuto por cuenta en los planes Light, Basic y Pro.
• El campo Empresa no sale por la API de contactos ni por la de segmentaciones: solo aparece en el cuerpo de los webhooks. Si te importa, márcalo en el archivo.

Un lead inactivo en RD Station no recibe campañas ni correos de flujos. Cada motivo de inactividad tiene un destino distinto en Postal. Aquí es donde se protege a quien pidió salir.

• Según la ayuda de RD Station, el lead queda inactivo al darse de baja, por correo incorrecto, rebote permanente (hard bounce), rebotes temporales (soft bounces) repetidos (cinco, según el artículo), por ser descartado o al marcar un correo como spam. También se puede desactivar un lead a mano, desde el perfil.
• No encontramos, en las páginas que consultamos, cómo marca el archivo exportado a los leads inactivos. Antes de importar, abre el archivo, busca una columna de situación y compara el total con los leads activos que muestra RD Station. Si no se pueden separar, no importes como suscrito a quien no puedas demostrar que está activo.
• Dados de baja: en su archivo, deja una columna Dado de baja rellena con sim en todas las filas y apunta esa columna al campo Dado de baja (sí/no) en la importación. En los activos, no apuntes la columna: para quien ya está en Postal, vale el valor del archivo, y un “no” reactivaría a alguien que ya salió.
• Suprimidos: Postal ignora, en la importación, las direcciones que están en la lista de supresión. Para suprimir una lista grande, usa la API (POST /suppressions/batch/add, de 100 en 100) con ayuda de quien se ocupa de tu sistema; en el panel, Supresiones acepta una dirección a la vez. Sin la API, impórtalas como dadas de baja: nunca recibirán campañas, pero ocupan un lugar en el límite de contactos del plan.
• Ojo con una diferencia: en RD Station, quien se dio de baja por error o marcó spam no vuelve a estar activo solo por convertir en una landing page. Hace falta la reactivación automática, con un correo de confirmación. En Postal, quien se suscribe por un formulario vuelve a recibir, aunque se hubiera dado de baja antes. Para mantener la cautela, activa el double opt-in en los formularios. Una dirección de la lista de supresión no puede suscribirse.
• RD Station dice que actúa como encargado del tratamiento de los datos y no bloquea el envío a leads sin base legal. Quien responde por la base legal del envío eres tú, en los dos lugares. Mira el paso siguiente para guardar la prueba.

En Audiencia, en la pestaña Contactos, haz clic en Importar CSV. Elige el archivo, indica a qué campo corresponde cada columna y comprueba la vista previa antes de importar. La importación se ejecuta en segundo plano y puedes seguir el resultado.

• Los nombres de las columnas de tu archivo pueden ser otros: lo importante es apuntar cada columna al campo correcto.
• Cada segmentación que quieras conservar se convierte en un segmento estático: exporta una por archivo e importa cada uno eligiendo el segmento. Solo los segmentos estáticos reciben contactos importados. Los dinámicos los rehaces en el paso siguiente.
• Si quieres separar asuntos, crea Temas y marca el tema en Suscribir a los temas. Ese campo suscribe a todos los contactos del archivo.
• Deja desactivada la opción Disparar automatizaciones. Activada, cada contacto nuevo puede iniciar automatizaciones, y una base grande podría recibir de golpe la secuencia de bienvenida.
• Los contactos que ya existen se actualizan por el correo electrónico. Las celdas vacías no borran valores, y los correos repetidos en el archivo cuentan solo la primera vez. Cada archivo puede tener hasta 20 MB: divide los más grandes. La importación se detiene cuando se alcanza el límite de contactos del plan.
• Antes de enviar, pasa la lista por la Verificación de correos, que marca direcciones inválidas y de riesgo.

Los correos y las campañas no se migran solos. Lo que se puede llevar es el HTML, y el resto es volver a montarlo. RD Station importa HTML (por una dirección pública o pegado), así que, si tus correos nacieron de un HTML, todavía lo tienes. Los hechos en el editor visual hay que rehacerlos.

• El blog de RD Station dice que las variables vienen del selector del editor (nombre, primer nombre, correo electrónico, empresa y los campos personalizados), pero la documentación que consultamos no muestra cómo aparecen en el HTML. Busca en el código lo que está entre llaves o barras y cámbialo por el equivalente de Postal.
• No encontramos, en la ayuda, un botón para descargar el HTML de un correo hecho en el editor de RD Station. Si solo tienes el correo terminado, una salida es enviarte una prueba a ti mismo y copiar el HTML del mensaje recibido. Ese HTML puede traer enlaces de seguimiento y el pie de RD Station: cámbialos por enlaces directos y por {{{POSTAL_UNSUBSCRIBE_URL}}}.
• En Postal, en Plantillas, monta el correo en el editor visual o pega el HTML. Las campañas también aceptan HTML. Si las imágenes están alojadas en RD Station, vuelve a subirlas antes de cerrar la cuenta.
• Para rehacer una campaña, abre Campañas y elige el segmento (y, si quieres, el tema), el remitente de un dominio verificado, el asunto y el texto de vista previa. Envía una prueba y programa el envío. Solo reciben los contactos del segmento que no están dados de baja, no están en la lista de supresión y, si hay tema, están suscritos a él.
• Las campañas ya enviadas no se importan. Guarda el HTML y los informes antes de cerrar la cuenta. Las plantillas solo sustituyen variables: las condiciones y listas dentro del correo las resuelves en tu sistema.

En el archivo vienen solo los contactos. Las reglas de las segmentaciones, la puntuación y las etapas del embudo las recreas tú. No encontramos, en la API de RD Station, una forma de leer las reglas de una segmentación: devuelve solo los contactos.

• El Lead Scoring de RD Station da dos notas: perfil (el peso de cada campo por los puntos de la respuesta del lead) e interés (suma de puntos por acciones en correos, flujos y conversiones; cada acción cuenta una vez). Según la ayuda, está en los planes Pro y Advanced. En Postal no hay cuenta de puntos: la documentación de automatizaciones solo muestra cómo guardar un valor fijo en una propiedad.
• Si hoy usas la nota para decidir quién pasa a ventas, cambia la nota por una regla clara: por ejemplo, el segmento “calientes” son los contactos que hicieron clic en 3 correos en los últimos 30 días y tienen un cargo con poder de decisión.
• Postal tiene una conexión lista con RD Station CRM (y no con RD Station Marketing). Pegas el token de la instancia (menú de la cuenta, Configurações, Integrações, Token da API) y creas en el CRM webhooks de contactos y de negociaciones, con la URL que muestra Postal. Las etapas de las negociaciones se convierten en propiedad o etiqueta del contacto y pueden iniciar una automatización. En sentido contrario, la actividad de los correos vuelve al CRM como actividad en la negociación abierta o como nota en el contacto.
• Postal no mueve negociaciones en el CRM ni marca oportunidades. Si hoy es RD Station Marketing quien marca oportunidades y las pasa al equipo de ventas, decide cómo continúa eso: un paso de webhook en una automatización puede avisar a tu sistema. El número de conexiones de CRM depende del plan. Mira Conexiones de CRM.

Los flujos no se migran solos. Abre cada flujo activo de RD Station y monta el equivalente en Automatizaciones. Aprovecha para revisar lo que aún tiene sentido: los flujos parados desde hace meses no hace falta llevarlos.

• Postal añade el paso wait_for (esperar a que el contacto abra, haga clic o responda, hasta un plazo) y la prueba A/B (experiment, en los planes que la incluyen).
• Cada contacto entra una vez por defecto (reentry: "once"). Para entrar con cada disparador, usa every_time. Las importaciones no inician automatizaciones, a menos que actives esa opción. Revisa quién entraría antes de activar.
• Los eventos de e-commerce de RD Station (checkout iniciado, carrito abandonado, pedido realizado, pagado, enviado, entregado, cancelado y reembolsado) se convierten en eventos que tu sistema envía con POST /events, con los nombres que elijas, como order_paid. Postal no tiene integración lista con plataformas de tienda, así que esto requiere a alguien que desarrolle.
• Cada plan tiene un límite de ejecuciones por mes. Mira Automatizaciones y la referencia de automatizaciones.

Los formularios de RD Station siguen mandando gente a RD Station mientras estén activos. Recrea cada uno en Postal y cambia la dirección o el código en tus páginas.

• En Formularios, el envío crea o actualiza el contacto, lo pone en el segmento del formulario y lo suscribe a los temas elegidos. La opción de verificar el correo rechaza direcciones desechables y dominios que no reciben correo.
• Si un formulario vive dentro de una landing page o de un pop-up de RD Station, solo deja de captar cuando retiras la página. Quita el código antiguo de tu sitio cuando el nuevo esté publicado y probado.
• Siguen llegando leads nuevos a RD Station hasta que cambies el último formulario. Vuelve a exportar cerca del cambio e importa: los contactos que ya existen se actualizan por el correo electrónico.
• Postal avisa a tu sistema del registro por el webhook form.submitted. Mira Formularios y la referencia de formularios.

Si tu sitio, tu ERP o tu tienda hablan con la API 2.0 de RD Station, las llamadas cambian. El diseño es parecido: un evento de conversión crea o actualiza el contacto. Abajo, el mismo registro en los dos formatos.

POST https://api.rd.services/platform/events?event_type=conversion
Authorization: Bearer <access_token do OAuth>
Content-Type: application/json

{
  "event_type": "CONVERSION",
  "event_family": "CDP",
  "payload": {
    "conversion_identifier": "newsletter-site",
    "email": "[email protected]",
    "name": "Ana Souza",
    "cf_cidade": "Campinas",
    "tags": ["newsletter"],
    "available_for_mailing": true
  }
}

POST https://api.postal.so/events
Authorization: Bearer ps_sua_chave
Idempotency-Key: newsletter-site-ana-1
Content-Type: application/json

{
  "name": "newsletter.site",
  "contact": {
    "email": "[email protected]",
    "first_name": "Ana",
    "last_name": "Souza"
  },
  "contact_properties": { "cidade": "Campinas" },
  "properties": { "origem": "site" }
}

• ¿Prefieres un SDK? Los de Postal (Node.js, PHP y Laravel) usan esta misma API. Mira SDKs y CLI y la referencia de eventos.
• El límite de solicitudes de Postal es por plan (Gratis 5 por segundo, Profesional 10, Escala 20 y Empresarial 50). Mira Límites.

El Webhook Service de RD Station envía leads, y no eventos de correo. En Postal, los webhooks cubren correos, contactos, formularios, supresiones y dominios. Crea el endpoint en Webhooks (panel o POST /webhooks) y guarda el signing_secret.

• La URL debe ser HTTPS y pública, y eliges los eventos de cada endpoint. Manda un evento de prueba desde el panel antes de cambiar.
• Las direcciones de prueba ([email protected], [email protected] y otras) generan webhooks reales, sin usar la cuota. Dependen del plan.
• Quita los webhooks de RD Station solo después de pasar todo el tráfico: lo que aún entre por ahí sigue generando llamadas.

Cambia un flujo a la vez, con RD Station todavía activo. Empieza por las direcciones de prueba y por ti mismo, compara entregas y rebotes en los primeros días y solo entonces pasa el resto.